La empresa debe
conservar los registros de jornada en el centro de trabajo y garantizar datos
mínimos a la RLT sin vulnerar la protección de datos.
PLANTEAMIENTO
Respecto al
control del registro de jornada y la transmisión de datos personales de las
personas trabajadoras a la RLT del mismo una empresa tiene las siguientes
dudas:
- 1. Las hojas de registro de horas de meses
anteriores al actual, ¿debe estar en el centro de trabajo o empresa? ¿Pueden
quedar custodiados físicamente en la asesoría que externa que tiene
contratada al empresa?
- 2. La RLT nos pide el registro de
jornada: ¿Puede vulnerar la protección de datos personales de las
personas trabajadoras que se entregue un registro horario donde constan
datos como el nombre y apellidos y la provincia y población de los trabajadores? ¿La
RLT puede exigir a la empresa copias físicas o electrónicas del registro
de jornada?
RESPUESTA
1. Las hojas de
registro de horas de meses anteriores al actual, ¿debe estar en el centro de
trabajo o empresa? ¿Pueden quedar custodiados físicamente en la asesoría que
externa que tiene contratada al empresa?
Los registros
tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser
accesibles desde el mismo de manera inmediata
Según el art. 39
del ET (apdo. 4), la empresa conservará los registros a que se refiere
este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas
trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y
Seguridad Social.
Si el registro
se llevara mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en
soporte papel, la Inspección podrá recabar los documentos originales o
solicitar copia de los mismos, la norma no lo aclara pero atendiendo al
precepto entendemos recomendable tenerlos en la propia empresa toda vez
que ha de poderse acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando
así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección
de Trabajo y Seguridad Social.
Por su parte,
este aspecto ha sido aclarado por el Criterio Técnico 101/2019
sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de
registro de jornada, donde se establece que «los
registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o
ser accesibles desde el mismo de manera inmediata».
2. La RLT nos
pide el registro de jornada: ¿Puede vulnerar la protección de datos
personales de las personas trabajadoras que se entregue un registro horario
donde constan datos como el nombre y apellidos y la provincia y población de
los trabajadores? ¿La RLT puede exigir a la empresa copias físicas o
electrónicas del registro de jornada?
Según la STS
n.º 1161/2024, de 24 de septiembre del 2024, ECLI:ES:TS:2024:4744, «(...) la
cesión de los datos sobre identidad (nombre y apellidos), provincia y población
del trabajador, al que corresponde el apunte en el registro de jornada, cumple
con los criterios de cesión de datos personales pertinentes, mínimos
proporcionados y necesarios para el cumplimiento de la función legal que el artículo
64 ET atribuye a la representación legal de los
trabajadores, en su cometido de vigilancia y control de las condiciones de
seguridad y salud en el trabajo».
El apdo. 7 del artículo
64 del Estatuto de los Trabajadores reconoce a la RLT el
derecho a acceder a información necesaria para el desempeño de sus funciones,
lo que incluye registros de jornada que pueden advertir sobre condiciones
laborales y el cumplimiento de normativas. Por lo tanto, la empresa está
obligada a proporcionar los datos necesarios para que la RLT pueda
ejercer su labor de vigilancia y control, siempre y cuando se limiten al
cumplimiento de tareas específicas relacionadas con la labor sindical y se
garantice el secreto sobre los datos tratados. No obstante, salvo pacto
entre las partes, con carácter general la RLT no puede exigir a la empresa
copias físicas o electrónicas de los registros de jornada ya que esta
exigencia no se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. (STS
n.º 28/2025, de 24 de febrero del 2025, ECLI:ES:AN:2025:926).