La utilización de medios de pago en efectivo en las operaciones económicas facilita los comportamientos defraudatorios, así que la normativa limita su uso en determinados tipos de transacciones. En particular, en el artículo 7 de la Ley 7/2012, de 29 de octubre, establece que no podrán pagarse en efectivo las operaciones en las que alguna de las partes actúe en calidad de empresario o profesional y tengan un importe igual o superior a 1.000 euros o su contravalor en moneda extranjera. Con carácter excepcional, ese importe será de 10.000 euros (o su contravalor en moneda extranjera) cuando el pagador sea una persona física que justifique que no tiene su domicilio fiscal en España y no actúe en calidad de empresario o profesional.

A los efectos de calcular este límite, la propia norma prevé algunas reglas:

• Se sumarán los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega de bienes o la prestación de servicios.
• Se entenderá por efectivo los medios de pago definidos en el artículo 34.2 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

En las operaciones que no puedan pagarse en efectivo, los intervinientes deberán conservar los justificantes del pago durante el plazo de cinco años, a fin de acreditar que se efectuó a través de alguno de los medios de pago distintos al efectivo; y están obligados a aportarlos a requerimiento de la Agencia Tributaria.

Como excepción, sin embargo, esta limitación no es aplicable a los pagos e ingresos realizados en entidades de crédito ni, cuando estén sujetos a la supervisión del Banco de España y a la normativa de blanqueo de capitales, a las operaciones de cambio de moneda en efectivo realizadas por los establecimientos de cambio de moneda a los que se refiere el Real Decreto 2660/1998, de 14 de diciembre, y a las operaciones a que se refiere este artículo realizadas a través de las entidades de pago reguladas en la normativa de servicios de pago.

El incumplimiento de la prohibición constituye infracción administrativa grave, siendo sujetos infractores tanto quien paga como quien recibe el efectivo. Ambos responderán solidariamente de la infracción y de la sanción, y la AEAT podrá dirigirse indistintamente contra cualquiera de ellos o contra ambos. La base de la sanción será la cuantía pagada en efectivo en la operación afectada y la sanción consistirá en multa pecuniaria proporcional del 25 % de dicha base, salvo que pueda aplicarse la reducción de la sanción que contempla la normativa. Con todo, se exime de responsabilidad a la parte interviniente que denuncie ante la AEAT la operación realizada, su importe y la identidad de la otra parte dentro de los tres meses siguientes a la fecha del pago efectuado en incumplimiento de la limitación. 

De entrada, esta limitación a los pagos en efectivo parece más o menos clara, pero a la hora de aplicarla en la práctica pueden surgir múltiples dudas. Por ese motivo, la Agencia Tributaria ha ido precisando lo que se entiende por «operación» a estos efectos y el concreto ámbito de aplicación de la medida a través de distintas respuestas en su herramienta «Informa». A continuación, recopilaremos y repasaremos algunas de las más interesantes (no todas).

Operaciones continuadas o de tracto sucesivo

A este tipo de operaciones se refirió el Informa n.º 132774. En el concreto supuesto planteado, se analizaba el tratamiento de un contrato de suministro de material cuya facturación, liquidación y pago se realizaba mensualmente; y de un contrato de arrendamiento de local con renta también mensual.

¿Qué dice Hacienda?

En los contratos de tracto sucesivo, la operación se desarrolla de forma continua en un período más o menos largo al que se refiere el contrato. Serían supuestos en los que:

• No deben sumarse todas las operaciones facturadas en el año o durante la vigencia del contrato ni tampoco debe acudirse a la materialidad de las entregas.
• La determinación de la cuantía se realiza en función de la facturación y cobro de estas operaciones. Es decir, habrá que acudir al pago de las entregas o prestaciones.

La periodicidad de la facturación, liquidación y pago de los suministros deberá coincidir con la establecida en el contrato. Por lo tanto, la aplicación del límite a los pagos en efectivo no se verá impedida como consecuencia de:

• Fraccionamientos del pago por períodos inferiores al establecido en el contrato.
• La imputación de cantidades que deben liquidarse en un ejercicio a otro distinto con la finalidad de no superar la cuantía de la limitación.
• Cualquier otro ajuste que pretenda la modificación artificial de los pagos periódicos.

Conclusión

Habrá que atender al pago de las entregas o prestaciones según la periodicidad de facturación, liquidación y pago prevista en el contrato.

Operaciones independientes

En el Informa n.º 132772 se aborda el supuesto de un profesional que presta diversos servicios independientes a un mismo cliente a lo largo del año, de forma que cada uno de los servicios resulta inferior a 1.000 euros y se factura de manera independiente. La suma de todos ellos, sin embargo, sí superaría los 1.000 euros.

¿Qué dice Hacienda?

En este tipo de situaciones estaríamos ante distintas operaciones, al tratarse de servicios o tratamientos independientes. En consecuencia:

• No deben agregarse los importes de cada una.
• Se consideran los importes pagados en cada factura de forma independiente a efectos de la aplicación del límite de 1.000 euros.

Conclusión

En el concreto caso planteado, podrían pagarse en efectivo.

Operación única que implica diversas tareas o sesiones de trabajo

A este tipo de supuestos se refiere el Informa n.º 132773. En él se analiza el caso de un profesional (abogado, asesor financiero, médico, odontólogo, etc.) que presta a un cliente un servicio presupuestado en 2.700 euros, que supone diversas tareas o sesiones de trabajo, y se plantean dos modalidades de facturación y cobro en efectivo:

• Cobro y facturación por importes mensuales de 150 euros correspondientes a 18 sesiones de trabajo mensuales.
• Emisión de una única factura por el importe total.

Posteriormente, se presta un servicio distinto a ese mismo cliente por importe de 100 euros, sin relación con la operación anterior.

¿Qué dice Hacienda?

La AEAT entiende que, en el primer caso, se está ante una única operación, aunque suponga la realización de diversas tareas o sesiones de trabajo. Por lo tanto:

• El fraccionamiento de la operación o de su pago no tiene ningún efecto.
• Deberán sumarse los importes en los que pueda fraccionarse la operación.
• En cualquiera de los dos casos (facturación única o mensual), se trataría de una operación única por importe igual o superior a 1.000 euros.

Conclusión

La primera operación no puede pagarse en efectivo.

La operación posterior, por importe de 100 euros, sí que podría pagarse en efectivo, al tratarse de una operación distinta a la anterior, cuyo importe no se acumula al de la primera.

Provisiones de fondos

El Informa n.º 132787 se plantea el tratamiento de estos pagos. En particular, el supuesto que se plantea se refiere a una provisión de fondos realizada por un cliente a un abogado, por importe de 3.000 euros, en relación con un proceso judicial. Una vez finalizada la actuación, el abogado hace la siguiente liquidación por sus servicios:

• 4.000 euros por los servicios profesionales.
• 600 euros en concepto de suplidos, por los pagos a terceros que justifica haber realizado.

En consecuencia, reclama al cliente 1.600 euros adicionales.

¿Qué dice Hacienda?

Los servicios profesionales del abogado constituyen una operación en la que participa al menos una persona que interviene en calidad de empresario o profesional, por lo que queda sometida a la limitación de pagos en efectivo.

Por otra parte, la AEAT recuerda que, al hablar de provisiones de fondos, estas pueden tener una finalidad doble:

• Pueden estar dirigidas al pago de gastos en nombre y por cuenta del cliente (los denominados «suplidos»). 
• Pueden estar dirigidas a retribuir, con carácter de pago a cuenta, la prestación de los servicios profesionales del abogado.

Por lo tanto:

• En el caso de los suplidos, se trataría de un depósito efectuado al abogado, pero ello no impide que este deba pagar en nombre y por cuenta de su cliente por medios distintos del efectivo aquellos gastos que sean de importe igual o superior a 1.000 euros, cuando su cliente o el cobrador actúen en calidad de empresario o profesional.
• En el caso de pagos a cuenta por honorarios profesionales, la provisión deberá realizarse por medios distintos al efectivo cuando el importe de sus servicios profesionales sea igual o superior a 1.000 euros.

La carga de la prueba de la cuantía de la provisión que corresponde a suplidos incumbe a los interesados. A estos efectos, la respuesta al Informa sugiere que se distinga, en el momento de efectuarse la provisión, la parte que corresponde a suplidos y la que es remuneración de los servicios profesionales.

Conclusión

En el caso concreto, la operación se encuentra sometida a la limitación a los pagos en efectivo.

Operaciones de préstamo

El Informa n.º 132937 examina las entregas de efectivo derivadas de préstamos cuando una de las partes intervinientes actúe en calidad de empresario o profesional y su importe sea igual o superior a 1.000 euros.

¿Qué dice Hacienda?

La AEAT señala que las entregas de dinero derivadas de operaciones de préstamo cuyo principal iguale o supere los 1.000 euros, cuando al menos una de las partes actúa en calidad de empresario o profesional, al ser operaciones económicas de carácter empresarial o profesional, se encuentran sometidas a las limitaciones a los pagos en efectivo.

Ahora bien, de esta prohibición quedarían excluidos:

• Los préstamos de las entidades de crédito, dado que el artículo 7.Uno.5 de la Ley 7/2012, de 29 de octubre, exceptúa expresamente los cobros y pagos de este tipo de entidades.
• Los préstamos entre particulares (entre partes que no actúen en calidad de empresario ni profesional).

Conclusión

Estarán sometidas al límite las operaciones de préstamo cuyo principal iguale o supere los 1.000 euros cuando al menos una de las partes actúa en calidad de empresario o profesional, con las excepciones mencionadas.

Operaciones de depósito de efectivo

El Informa n.º 133077 se refiere a la constitución, por un empresario, de un depósito mercantil de dinero por importe igual o superior a 1.000 euros, cuando el depositario puede disponer de ese numerario y se obliga a devolver un importe equivalente.

¿Qué dice Hacienda?

La AEAT recuerda que el depósito tiene por objeto la entrega de una cosa mueble con la obligación de guardarla y restituirla (art. 1758 del Código Civil). Cuando el depósito es irregular, como en el caso del depósito de efectivo, es normal que se autorice al depositario para disponer de la cosa, con obligación de devolver otro tanto de la misma especie y calidad. Entonces, el contrato se convierte en préstamo por virtud del artículo 1768 del Código Civil.

Así las cosas, se indica que las operaciones de depósito de dinero, al igual que las de préstamos, se sujetan a las limitaciones a los pagos en efectivo si su importe es igual o superior a 1.000 euros; con dos excepciones.

• Los depósitos de las entidades de crédito, dado que la propia norma exceptúa expresamente los cobros y pagos de este tipo de entidades.
• Los depósitos entre particulares (partes que no actúen en calidad de empresario ni profesional).

Conclusión

Estarán sujetas a la limitación de los pagos en efectivo cuando su importe sea igual o superior a 1.000 euros, pero con ciertas excepciones.

Operaciones societarias

En el Informa n.º 132936 se examina la sujeción a la limitación de los pagos en efectivo de las aportaciones de capital, las reducciones de capital, el reparto del haber social resultante de la liquidación y los pagos de dividendos.

¿Qué dice Hacienda?

Según la AEAT, al tratarse de operaciones societarias sujetas a la legislación mercantil y participar en ellas al menos una de las partes en calidad de empresario, estarán sometidas a las limitaciones de los pagos en efectivo cuando su importe es igual o superior a 1.000 euros las entregas de dinero realizadas en concepto de:

• Aportaciones de capital y sus primas.
• Reducciones de capital social con devolución de aportaciones.
• Reparto del haber social resultante de la liquidación.

Asimismo, también estarán sujetos a dicha limitación los pagos de dividendos, salvo que no superen los 1.000 euros.

Conclusión

Estarán sometidas a las limitaciones de los pagos en efectivo cuando su importe sea igual o superior a 1.000 euros.

Premios de las máquinas recreativas

El último de los Informa a los que queremos referirnos es el n.º 132935, que analiza la siguiente situación: «Un bar tiene contratada la instalación de una máquina recreativa, de forma que cada semana el dueño de la maquina recoge la recaudación y entrega un 50% de lo recaudado al dueño del bar. Se plantea si puede pagarse en efectivo (con las monedas recaudadas de la máquina) cuando es igual o superior a 1.000 euros. De ser aplicable la limitación, se plantea si puede pagarse en efectivo cuando el pago es semanal y es inferior a 1.000 euros, pero la factura se emite mensualmente y supera dicho importe».

¿Qué dice Hacienda?

La AEAT parte de que se trata de una operación en la que ambas partes actúan en calidad de empresarios, por lo que se encontrará sometida a la limitación a los pagos en efectivo cuando el pago del operador al dueño del bar es de importe igual o superior a 1.000 euros. Eso sí, se indica expresamente que, a estos efectos, los plazos de facturación y pago deberán ser los establecidos en el contrato.

Por lo tanto: si la facturación es mensual, deberá tenerse en cuenta esta facturación mensual para determinar si se alcanza o no el umbral de los 1.000 euros.

Conclusión

Deben tenerse en cuenta los plazos de facturación y de pago establecidos en el contrato para ver si se aplica la limitación a los pagos en efectivo.