A partir del
2 de diciembre de 2025, el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS)
dará un paso significativo en la gestión y transparencia de los procesos de
incapacidad temporal (IT) con la comunicación mensual de la base reguladora
(BR) de las prestaciones por IT a través del Fichero INSS Empresas (FIE) y el
Servicio FIER, independientemente de la entidad responsable del pago de la
prestación. Así lo establece el Boletín de Noticias RED n.º 11/2025, publicado
el 26 de noviembre de 2025, en el que también se recuerdan importantes obligaciones
para empresas y usuarios del Sistema RED en lo relativo a la información sobre
los puestos de trabajo y funciones de los empleados en situación de IT.
Obligatoriedad
de información detallada sobre el puesto de trabajo
El boletín
enfatiza la obligatoriedad
de que las empresas comuniquen al INSS los datos relativos al “Puesto de
trabajo” y la “Descripción de funciones” de las personas trabajadoras
en situación de incapacidad temporal. Esta comunicación debe llevarse a cabo a
través del fichero FDI y del servicio “Incapacidad Temporal Online”, ambos
disponibles en el Sistema RED Online.
La importancia
de esta información radica en que facilita al INSS una valoración médica
adecuada de los procesos de IT. El conocimiento preciso del puesto desempeñado
y de las funciones asociadas permite a los equipos facultativos emitir
diagnósticos y determinar el mantenimiento o alta médica de manera rigurosa y
ajustada a las exigencias laborales reales del trabajador afectado.
Para asegurar la
fiabilidad de los datos, se han especificado validaciones técnicas estrictas:
- El campo “Puesto de trabajo” debe tener un mínimo
de cuatro caracteres y no puede consistir únicamente en números o
símbolos. Si este requisito no se cumple, el sistema generará el error 158
(“PUESTO DE TRABAJO OBLIGATORIO”).
- El campo “Descripción de funciones” requiere al
menos quince caracteres y tampoco admite solo números o símbolos. En caso
de incumplimiento, el error devuelto será el 159 (“DESCRIPCIÓN FUNCIONES
OBLIGATORIO”).
Cuando el INSS
recibe correctamente estos datos, puede trasladarlos a la Mutua colaboradora
responsable y al Servicio Público de Salud correspondiente, lo que refuerza el
control clínico de la IT y mejora la conexión entre exigencias del puesto
laboral y la gestión asistencial.
El boletín
recuerda a las empresas que el incumplimiento de estas obligaciones puede
constituir una infracción administrativa, conforme al artículo 21.4 del texto
refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado
por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto.
Novedad:
Comunicación mensual de la base reguladora de IT
Un avance clave
en la gestión de las prestaciones por IT es la nueva obligación, a partir del 2
de diciembre de 2025, del INSS de informar mensualmente la Base Reguladora (BR)
de la prestación a través del Fichero FIE y del Servicio FIER. Esta comunicación
será realizada sin distinción de la entidad pagadora, mejorando la
transparencia y equiparando el acceso a la información para empresas y
trabajadores.
Hasta la fecha,
la base reguladora solo se transmitía cuando el propio INSS era responsable de
la cobertura de la contingencia. Con el cambio, tanto para el Régimen General
(incluyendo el Sistema Especial de Empleados del Hogar, Trabajadores Agrarios
por Cuenta Ajena y el Sistema Especial de Frutas y Hortalizas), como para el
Régimen Especial de los Trabajadores del Mar por cuenta ajena, los datos
estarán disponibles independientemente del pagador.
No obstante,
quedan fuera de esta comunicación los profesionales taurinos, artistas,
trabajadores por cuenta propia (RETA o RETAMAR) y aquellos del Régimen Especial
de los Trabajadores del Carbón.
Detalles
técnicos y operativos
La BR de IT
calculada por el INSS se incluirá en los campos 1195, 1196 y 1197 del segmento
IT2 del mensaje FIE, sin cambios en la estructura de los segmentos y campos
existentes. Las instrucciones técnicas pueden consultarse en la página web de
la Seguridad Social.
El cálculo y
envío de esta información se realizará una vez al mes, tras la consolidación de
las bases de cotización por parte de la Tesorería General de la Seguridad
Social (TGSS), y se prevé que alrededor de los días 12 o 13 de cada mes se
envíen más registros a través del Fichero FIE debido a esta actualización.
Es importante
destacar que la comunicación de la BR por parte del INSS tendrá, de momento,
carácter informativo y será revisable en determinados supuestos, permitiendo
una mayor flexibilidad y la posibilidad de corrección ante eventuales
discrepancias.
Gestión de
discrepancias y recursos para empresas
En caso de
divergencias entre la BR de IT informada por el INSS y la calculada por la
empresa, se pone a disposición el aplicativo ACRASS y un nuevo tipo de
incidencia denominado “BRIT – Base Reguladora IT” para agilizar las consultas y
resolver discrepancias de manera eficiente, reforzando así la transparencia y
agilidad en la gestión de las prestaciones por IT.